Een medewerker vertrekt, verandert van functie of kiest voor een andere mobiliteitsoplossing. En dan? Dan kan het zomaar gebeuren dat je als werkgever ineens met een voortijdige beëindiging van het leasecontract te maken krijgt, vaak inclusief een afkoopsom. Hoe voorkom je financiële verrassingen en discussies achteraf? Het antwoord ligt in duidelijke afspraken, transparantie én een leasebeleid dat klopt.
Heldere afspraken in je leasebeleid zijn cruciaal. Daarmee voorkom je dat er onduidelijkheid ontstaat op het moment dat een leasecontract vroegtijdig moet worden beëindigd. Denk bijvoorbeeld aan:
Wat gebeurt er als een medewerker zélf vertrekt?
En hoe zit het als de aanleiding juist bij de werkgever ligt?
Door dit vooraf goed te regelen, vermijd je vervelende gesprekken achteraf én onverwachte kosten.
Zorg dat iedereen, van HR tot de medewerker zelf, vooraf goed weet wat de (financiële) gevolgen kunnen zijn bij het vroegtijdig inleveren van een leaseauto. Geen kleine lettertjes, maar open communicatie. Dat schept vertrouwen én voorkomt misverstanden.
Om verrassingen én kosten te beperken, adviseren wij om medewerkers vooraf een duidelijke keuze te bieden:
Standaard leaseauto (facilitair geregeld): De medewerker kiest uit een vooraf samengestelde lijst met auto’s. Deze blijven in eigendom van de werkgever. Bij uitdiensttreding levert de medewerker de auto gewoon weer in. Deze auto’s kunnen daarna weer intern worden ingezet.
Auto op maat (eigen samenstelling): Wil een medewerker liever een specifieke uitvoering of luxere auto? Dat kan — maar dan wel met heldere afspraken. Bijvoorbeeld: bij uitdiensttreding neemt de medewerker de auto over. Hiervoor tekent hij of zij bij de start van het leasecontract.
Elke situatie is anders. Het kan logisch zijn dat een medewerker (deels) meebetaalt aan de afkoopsom, bijvoorbeeld bij vrijwillig vertrek. Maar in andere gevallen, zoals bij ontslag of reorganisatie, ligt dat anders.
Ons advies: ga in gesprek en zoek samen naar een eerlijke oplossing die past bij de situatie én het beleid van je organisatie.
Let op: het zomaar verhalen van kosten op een medewerker is niet zonder risico. Juridische én fiscale regels zijn hierbij van toepassing.
Voorbeeld: Wil je (een deel van) de afkoopsom inhouden op het laatste salaris? Dan moet daar vooraf schriftelijke toestemming voor zijn gegeven. Bijvoorbeeld via het leasecontract of het personeelshandboek. Zonder zo’n afspraak loop je risico op een loongeschil of correctie bij controle.
Een goed leasebeleid voorkomt verrassingen, voor jou én je medewerkers. Laat het daarom altijd toetsen op arbeidsrechtelijke én fiscale punten. Van Gent Lease denkt graag met je mee. We helpen je bij het opstellen van een leasebeleid dat praktisch werkt én juridisch klopt.
